Front Office & Office Manager
Als Front Office & Office Manager bei Berlin Bytes repräsentierst du den Puls unseres Arbeitsplatzes. Du bist verantwortlich dafür, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich Wohlbefinden und Produktivität für unser Team, unsere Kunden und Gäste überschneiden. Von dem Moment an, in dem jemand durch unsere Türen tritt, gibst du den Ton an, indem du Wärme und Effizienz in jede Interaktion einbringst. Du bist ein fester Bestandteil unseres Teams und gestaltest einen Arbeitsplatz, der sowohl Zufriedenheit als auch Produktivität fördert.
Job Description
We are Berlin Bytes.
We are young and creative, we value diversity and freedom of expression — you’ve probably heard it from every single Berlin based digital agency though.
What makes us different?
The way we collaborate with each other and our partners. Since we offer full-cycle digital services (from Consulting/Research, UX/UI Design, Web Development to Marketing and Product Ownership) to our clients, we approach each job as our own in-house project.
What can you expect?
You can expect to deep dive into a great number of industries — our spectrum of clients ranges from upcoming Berlin Fashion Start-Ups to large Industrials. This allows us to provide you with a great diversity of projects that matches your skills and aspirations.
What you will be doing
- Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Bewerbern, einschließlich Koordination von Besprechungsräumen und Bereitstellung von Erfrischungen.
- Sicherstellen, dass das Büro stets sauber, ordentlich und repräsentativ ist, einschließlich der Verwaltung von Büromaterialien und Koordination mit Reinigungsdiensten.
- Koordination von Reisebuchungen und Unterkünften für Mitarbeiter, einschließlich Flugtickets, Zügen und Hotels.
- Verwaltung des Bürobudgets für Verbrauchsmaterialien, Dienstleistungen und Veranstaltungen.
- Verantwortung für die Planung interner Veranstaltungen, wie Teammeetings und Firmenevents, einschließlich Catering und Logistik.
- Ansprechpartner für externe Dienstleister und Lieferanten, z.B. Vermieter, Hausverwaltung, Strom- und Internetanbieter etc.
- Regelmäßige Unterstüzung bei administrativen/organisatorischen Aufgaben und operativen Projekten, bei denen du Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung bekommst.
We need you to have
Must-Have’s
- Du hast bereits Erfahrung im Gastgewerbe oder im Büromanagement sowie in der Budgetplanung.
- Du bist sehr gut organisiert, verfügst über ausgezeichnete Zeitmanagement-Fähigkeiten und die Fähigkeit, deine To-Dos selbst zu planen und zu priorisieren.
- Du hast ausgezeichnete kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten im Umgang mit Teammitgliedern.
- Du kannst Probleme rasch angehen und lösen und stellst sicher, dass alle Beteiligten informiert und einbezogen werden.
- Du bist hochgradig selbstmotiviert, zuverlässig und in der Lage, mit minimaler Aufsicht selbstständig zu arbeiten.
- Du beherrschst MS Excel, Word, PowerPoint. Kenntnisse in zusätzlicher Software/Tools sind ein Plus.
- Du sprichst fließend Deutsch und Englisch.
Selected Nice-to-Have’s
Benefits & Perks
Office located directly at Volkspark Friedrichshain.
Home Office: We are a team and value the personal face-to-face interaction. Therefore, we expect our team to come into our office around 2–3 days per week. You will have a full-time desk available for you in case you want to come in every day. Occasional Workations are of course fine!
Pet friendly office.
Urban Sports Club membership partial coverage.
Subsidised BVG job ticket.
Mental Health counselling system.
Company Pension scheme.
The usual perks
New MacBook Pro M1, Double 4k Screen Setup.
Company Day and Party once a quarter.
Coffee option optimized for quantity and quality.
Team BBQ/dinners every two weeks. We love eating together!
*Please note, while we do appreciate the time and effort you have invested into applying for our position, we only provide feedback to shortlisted candidates due to the sheer volume of applications. If you do not hear from us within 21 days, please assume your application has been unsuccessful on this occasion. Thank you for your understanding.
Do you think you could be a good fit for the role? Then feel free to apply!
Wie es funktioniert.
Kurzer
Vibe-Check
Just a talk when we are going to tell a bit more on details who we are and what is the roll while learning your career aspiration.
Tech/Design
Challenge
Depending on a role we are going to provide you with a case study which you solve and present to your future team mates.
Final Interview
Deep dive into the role and expectations from both side.
Karriere bei Berlin Bytes.
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